Användartips till Acrobat

Adobe Acrobat är en hel familj program som låter dig skapa och efterbehandla PDF-filer från de flesta andra tillämpningsprogram. PDF (Portable Document Format) är en vanlig standard för distribution av elektroniska dokument. PDF-filer används både för att överföra dokument med hög kvalitet till tryck och för distribution via webben.

PDF-filer innehåller en komplett sidbeskrivning och är därför oberoende av datorplattform, vilket tillämpningsprogram som använts för framtagning och teckensnitten som används i dokumenten. Det enda som man behöver för att ta del av PDF-filer är det fria programmet Adobe Reader (tidigare Acrobat Reader).

I denna avdelning av ProgramSupport finns ett antal konkreta tips som hjälper både nybörjare och mer vana användare att arbeta effektivt med Acrobat vid framtagning och efterbehandling av PDF-filer. Beskrivningen baseras i huvudsak på Acrobat 6 och 7 medan några tips enbart gäller Acrobat 8 och Acrobat 9 vars användargränssnitt skiljer sig en hel del från tidigare programversioner.

Om du inte får svar på dina frågor så rekommenderas avdelningen Problemlösning med information om bildfilsformat, teckensnitt, utskrifter och datautbyte.

Program som ingår i Acrobat-paketet

Adobe Acrobat säljs i tre olika paket där namnen tyvärr inte ger en fullständig beskrivning av resp användningsområde. Paketen innehåller dessutom flera olika program med var sin funktion som beskrivs nedan.

• Acrobat Professional vänder sig i första hand till den som tar fram PDF-filer för tryck. Ger stora möjligheter att optimera filerna för högsta möjliga kvalitet och kan även kontrollera att filerna är fria från felaktigheter som annars kan ge problem vid tryckning.
• Acrobat Standard vänder sig till kontorsanvändare som vill ta fram PDF-filer bekvämt utan att fördjupa sig för mycket i tekniska detaljer.
• Acrobat Elements säljs enbart i volymlicenser om minst 100 användare. Lämpar sig bäst för Office-användare som vill ta fram PDF-filer.

Acrobat-paketen innehåller flera olika program som läggs in på din dator vid en standardinstallation.

• Adobe Reader är ett fritt program som används för att öppna, söka i och skriva ut färdiga PDF-filer. Du kan inte utföra några ändringar i PDF-filer med Reader. Dock är det möjligt att använda Reader ver 7 för att fylla i PDF-blanketter. Programmet får distribueras fritt tillsammans med dina egna projekt. Adobe Reader kan laddas ner kostnadsfritt bl a från Adobes webbplats: http://www.adobe.se/products/acrobat
• Adobe Acrobat är huvudprogrammet som används för att skapa och redigera PDF-filer, lägga till bokmärken, länkar och kommentarer samt för att skydda filerna.
• Acrobat Distiller utför omvandlingen till PDF med utgångspunkt från PostScript-filer. Distiller kan köras manuellt men anropas dessutom automatiskt av Adobe Acrobat. Hos äldre versioner av Acrobat användes namnet Distiller även som benämning på den PostScript-drivrutin som skapar PostScript-filer till Acrobat Distiller (se nästa punkt).
• Adobe PDF är en PostScript-drivrutin som installeras bland dina övriga skrivardrivrutiner. Adobe PDF kan används antingen manuellt eller anropas automatiskt av Adobe Acrobat.
• PDFMaker är ett makro som installeras i programmen Word, Excel och PowerPoint. Ger utökade möjligheter för att ta fram PDF-filer med Office-programmen.

Äldre versioner av Acrobat levererades även med en drivrutin benämnd PDFWriter. Denna är lätt att använda men skapar onödigt stora PDF-filer och har dessutom problem med dokument som innehåller EPS-bilder. Om du har kvar PDFWriter på din dator så rekommenderar jag definitivt att du avinstallerar den innan den ställer till med fler problem.

Effektiv användning av Adobe Reader

Om du har ett komplett Acrobat-paket behövs egentligen inte Adobe Reader eftersom alla dess funktioner finns hos programmet Adobe Acrobat. Men eftersom väldigt många använder Adobe Reader för att ta del av både dina och andras PDF-filer kan det ändå vara på sin plats att du känner till vilka möjligheter som finns i programmet.

Verktygsfälten

De flesta verktygen hos Adobe Reader har till uppgift att underlätta navigeringen i den öppna PDF-filen. Du väljer själv vilka verktygsfält som skall visas via kommandot Visa-verktygsfält och bockar för önskade alternativ. Här finns också ett kommando som återställer programmet till sitt ursprungliga utseende.

De viktigaste verktygen vid bläddring i PDF-filer är Navigeringsknapparna (nederst), Zoomverktygen och funktionen Sök. De två yttersta blå knapparna går till första resp sista sidan i dokumentet, de två mellersta blå knapparna går en sida bakåt resp framåt medan de två gröna knapparna bläddrar till föregående resp nästa vy ungefär som en webbläsare. Du kan också ändra vy genom att dra med Handverktyget över aktuell sida. Om så behövs går det att rotera sidan 90 grader medsols med verktyget Rotera medsols.

Navigeringsverkygen hos Adobe Reader.

Adobe Reader är väl utrustat när det gäller funktioner för zoomning. Med knapparna + resp - zoomar du in resp ut från sidans mitt via ett antal fasta förstoringsgrader. Verktygsfältet Zooma har tre olika knappar med vars hjälp du själv kan bestämma exakt var zoomningen utgår från samt hur nära eller långt ifrån du vill zooma. Du ritar då upp en ruta över dokumentet med det valda zoomverktyget. Du kan när som helst växla mellan plus- och minusfunktion hos zoomverktygen genom att hålla ner Ctrl-tangenten.

PDF-filer kan vara sparade så att de automatiskt öppnar sig i Helskärmsläge utan några synliga menyer. Detta används bl a när man önskar använda Acrobat för elektroniska presentationer. För att avbryta helskärmsläge trycker du på tangenten Esc.

Sökfunktionen

Hos äldre versioner av Acrobat gick det enbart att söka i det öppna dokumentet. Från och med Acrobat 6 är det nu även möjligt att söka i samtliga PDF-filer hos en angiven mapp med alla ev underliggande mappar inkluderade. Du kan därmed söka igenom en hel skiva med ett enda kommando!

Adobe Reader kan söka igenom alla PDF-filer på din
hårdisk med ett enda kommando.

Bokmärken och sidor

Navigering i långa dokument underlättas av Bokmärken med korta rubriktexter samt av miniatyrer där alla Sidor presenteras i förminskad form bredvid huvudfönstret. När du klickar på ett bokmärke eller en miniatyr så bläddrar programmet direkt till den platsen i PDF-filen. Fönstren för bokmärken och sidor kan visas eller döljas genom att du klickar på deras flik.

Bokmärken är ett effektivt navigeringshjälpmedel i stora PDF-filer.

Bokmärken måste läggas in av den som skapar PDF-filen. Detta kan utföras manuellt med Adobe Acrobat men går även att få automatiskt från vissa tillämpningsprogram som InDesign, FrameMaker eller Word med hjälp av PDFMaker.

Ställ in datorn så att dina PDF-filer öppnar sig i "rätt" program

Om du har mer än ett program som kan öppna PDF-filer installerat, t ex Adobe Reader, Adobe Acrobat och Förhandsvisning i Mac, så är risken stor att filerna öppnar sig i "fel" program när du dubbelklickar dem. För att undvika problemet kan du naturligtvis först öppna önskat program och därefter öppna filerna via programmets menykommandon men detta upplevs av många som onödigt krångligt.

När ett program installeras på datorn paras de aktuella filtilläggen ihop med programmet så att du direkt kan öppna filer i programmet genom att dubbelklicka dem. På datorspråk benämns detta ofta att filtilläggen associeras till programmet. Om du installerar mer än ett program som kan hantera en viss filtyp kommer det senast installerade programmet normalt att ta över associationen.

Associera PDF-filer i Windows

När du skall ändra association hos Windows markerar du en PDF-fil, högerklickar den och väljer Egenskaper. I dialogrutan som då kommer upp väljer du fliken Allmänt och klickar på knappen Ändra vilket tar fram ännu en dialogruta. I denna dialogruta söker du upp önskat program, markerar dess symbol och bekräftar med OK. Den aktuella filtypen kommer då i fortsättningen att öppnas med det valda programmet.

Dialogrutor för att ändra association i Windows XP.

Associera PDF-filer i Mac OS X

För att ändra association hos Mac OS X markerar du en PDF-fil, högerklickar den och väljer Visa Info. I dialogrutan som då visas viker du upp alternativet Öppna med genom att klicka på triangeln bredvid. Sök upp önskat program i listan och bekräfta genom att klicka på knappen Ändra alla. Den aktuella filtypen kommer då i fortsättningen att öppnas med det valda programmet.

Dialogruta för att ändra association i Mac OS X.

Acrobat innehåll

Skriv ut flera förminskade sidor på ett ark med Acrobat 7

Acrobat 7 har en ny användbar funktion som ger dig möjlighet att skriva ut flera förminskade sidor från en PDF-fil på ett och samma papper. Funktionen som finns tillgänglig både i Adobe Reader och i Adobe Acrobat aktiveras i i dialogrutan för utskrift genom att du väljer Sidskala-Flera sidor per ark. I dialogrutan visas då fler alternativ där du bl a kan ange Sidor per ark och Sidordning. Jag skriver ofta ut kompendier av kursmaterial med 4 sidor per A4-papper vilka är mycket bekvämare att ha med sig än normala utskrifter.

Dialogruta för utskrift av flera förminskade sidor på ett pappersark.

Snabbare utskrift av PDF-filer

Ett av de vanligaste användningsområdena för PDF-filer är att distribuera dokument elektroniskt så att de bekvämt kan läsas och vid behov även skrivas ut med hög kvalitet hos mottagarna. PDF-tekniken har med Acrobat 6 och 7 fått fler möjligheter och högre kvalitet vilket tyvärr, under ogynnsamma omständigheter, kan leda till att det tar längre tid att skriva ut PDF-filer. Detta gäller både vid utskrift med programmet Adobe Reader och med Adobe Acrobat.

Vid utskrift av PDF-filer som huvudsakligen innehåller text och grafik men enbart lågupplösta fotografier kan du förkorta utskriftstiden dramatiskt genom att i dialogrutan Skriv ut klicka på knappen Avancerat och i den följande dialogrutan kryssa bort bocken vid Skriv ut som bild. För att detta skall vara möjligt måste PDF-filen dock vara öppen för redigering. Tänk också på att kvaliteten hos högupplösta fotografier då kan försämras i utskriften. Alternativet Skriv ut som bild innebär att hela sidan (även text och grafik) hanteras som en punktuppbyggd bild med den upplösning som är vald i rutan bredvid.

Om du kryssar bort alternativet Skriv ut som bild förkortas tiden för utskrift.

Anpassa verktygsfälten hos Acrobat 8

Verktygsfälten har fått omfattande förändringar i Acrobat 8. Statusraden med navigeringsverktyg och knappar för val av visningsläge, som tidigare fanns längst ner under dokumentfönstret, har flyttats upp och blivit ett verktygsfält bland många andra. Eftersom programmet innehåller en ansenlig mängd med verktyg i ett stort antal verktygsfält är det numera möjligt att visa eller dölja enstaka verktyg. Detta gör du genom att högerklicka ett verktyg och kryssa för de verktyg hos det aktuella verktygsfältet som du vill ha framme samt kryssa bort de du vill dölja. Alternativt går det även att välja kommandot Verktyg-Anpassa verktygsfält och hantera samtliga tillgängliga verktyg via den dialogruta som då visas.

Så här lägger du till en ytterligare knapp till ett verktygsfält i Acrobat 8.

Återanvänd text från PDF-filer

Många som tar del av färdiga PDF-filer har ibland önskemål om att återanvända hela eller delar av texten hos en PDF-fil i dokument hos andra program. Förutsättningen för att detta skall vara möjligt är dock att PDF-filen inte är skyddad mot kopiering av innehållet.

Exempel på oskyddad PDF-fil där texten skall återanvändas i andra program.

I nödfall går det alltid att markera och kopiera text från en oskyddad PDF-fil och klistra in den i andra dokument. För detta ändamål kan du antingen öppna filen i Adobe Reader eller i Acrobat Professional. Vid kopiering bibehåller texten oftast sina typografiska utformningar. Nackdelen med kopiering är dock att texten får ett stort antal onödiga stycketecken efter varje radslut i PDF-filen. Arbetet med att ta bort dessa kan vara mycket tidskrävande eftersom man hela tiden måste kontrolläsa texten.

Resultatet av text som kopierats från en PDF-fil och klistrats in i Word 2007.
Lägg märke till det stora antalet onödiga stycketecken!

En bättre metod för att återanvända text från PDF-filer är att med Acrobat Professional först Exportera texten som en Textfil och därefter öppna denna i det mottagande programmet. Texten förlorar då sina utformningar men du slipper de onödiga stycketecknen efter varje rad. Att märka upp texten med formatmallar går normalt mycket snabbare än att ta bort onödiga stycketecken.

Så här skapar du en textfil via export från Acrobat Professional.

Resultatet av en exporterad textfil som öppnats i Word 2007. Texten har
förlorat sina utformningar men har inga onödiga stycketecken.

Acrobat innehåll

Överför text från tabeller i PDF-filer till andra program

För att överföra texten hos en tabell börjar du med att markera önskad del av tabellen med Markeringsverktyget hos Acrobat. Detta gäller för versionerna 7, 8 och 9 av Acrobat. Hos Acrobat 6 används istället verktyget Markera tabell.

Om du därefter högerklickar på det markerade området visas en meny med tre olika alternativa kommandon för textöverföring, nämligen Kopiera som tabell, Spara som tabell och Öppna tabell i kalkylblad.

Kopiera som tabell

Det första alternativet erbjuder den bekvämaste metoden för överföring. Kommandot Kopiera som tabell placerar en kopia av den markerade texten i urklipp vilket gör det möjligt att klistra in den med bibehållen tabellstruktur i valfritt annat program. Begränsningen med kopiera/klistra in är dock att informationen går förlorad så snart du utför en ny kopiering.

Så här kopierar du en markerad del av en tabell till urklipp.

Spara som tabell

Om du väljer kommandot Spara som tabell visas en fildialog där du anger filnamn och navigerar till den mapp där tabellen skall sparas. I de flesta fall är det lämpligt att spara i filformatet Text (tabbavgränsad) som bibehåller tabellens struktur. De olika kolumnerna hos tabellen separeras då via tecknet Tabb och efter varje rad sätts in ett Enter. En sådan textfil kan öppnas eller monteras i Word, Excel, InDesign m fl program.

Rekommenderad metod för att spara texten med bibehållen tabellstruktur.

För att kunna öppna en textfil med Excel måste du ev ställa om alternativet Filformat till Alla filer så att textfilen visas i fildialogen. Innan textinnehållet läggs in i ett kalkylblad visar Excel en guide bestående av tre på varandra följande dialogrutor. Kontrollera att programmet använder Avgränsare Tabb i steg två hos guiden. Den översta delen av tabellen bör då presenteras korrekt i dialogrutan.

Textimportguiden hos Excel visar en förhandsgranskning av den aktuella tabellen.

Efter att du utfört ovanstående steg korrekt presenteras tabellen från textfilen i ett nytt kalkylblad hos Excel (se bild nedan). Varje kolumn hos den ursprungliga tabellen från PDF-filen ligger nu i en egen kolumn hos kalkylbladet. Om inte hela texten syns kan du efterjustera kolumnernas bredd.

Öppna tabell i kalkylblad

Om tabellen från PDF-filen enbart skall användas i Excel kan du använda det tredje kommandot, Öppna tabell i kalkylblad, för att överföra den markerade tabellen. Tabellen öppnas då direkt i Excel utan att den ovan beskrivna Textimportguiden visas. Av någon outgrundlig anledning har Adobe tagit bort detta kommando från Acrobat 9 för Macintosh men kommandot finns i versionerna 7 och 8.

Resultatet av en tabell som överförts från en PDF-fil till Excel.

Acrobat innehåll

Visa PDF-filer som presentationer

PDF-filer kan även användas för att visa presentationer via datorn. Detta blir möjligt om du ställer om Acrobat till helskärmsläge via kommandot Visa-Helskärm alternativt klickar på knappen Visa helskärm längst ner till vänster i programfönstret. Alla menyer, knappar och rullningslister döljs då och dokumentet fyller ut hela bildskärmen. För att växla till nästa bild används piltangent höger medan piltangent vänster går till föregående bild. För att avsluta helskärmsläget och få tillbaka menyerna används tangenten Esc.

Användning av PDF-filer för presentationer erbjuder flera viktiga fördelar jämfört med traditionella presentationer via PowerPoint eller liknande program:

• Valfria program kan användas för framtagning av presentationsbilder och det går även att slå samman PDF-sidor från olika program i en och samma presentation.
• PDF-filer kan visas på alla datorer oberoende av operativsystem under förutsättning att visningsdatorn har det fria programmet Adobe Reader installerat.
• Det går att arbeta med omväxlande stående och liggande presentationsbilder vilket inte är möjligt med PowerPoint.
• Risken för haverier och felgrepp under pågående presentation är minimal eftersom Adobe Reader saknar möjlighet att redigera PDF-filer. Om du skyddar PDF-filen mot redigering kan inte ens en riktig olycksfågel misslyckas om de använder programmet Adobe Acrobat.
• Presentationer lagrade som PDF-filer tar betydligt mindre plats än motsvarande PowerPoint-filer eftersom PDF använder en effektiv komprimering av punktbilder.
• När en PDF-fil flyttas till andra datorer följer all nödvändig information med i filen vilket innebär att risken för länkfel och saknade teckensnitt minimeras.
• Texten hos en PDF-fil visas med kantutjämning vilket ger ett mjukare och i de flesta fall mer behagligt intryck än text hos andra program.

Själva visningen av PDF-filer underlättas om du ställer in deras dokumentegenskaper så att de automatiskt öppnas i helskärmsläge. Detta utförs i nedanstående dialogruta hos Adobe Acrobat (ej Adobe Reader) som du tar fram via kommandot Arkiv-Dokumentegenskaper.

Med den här inställningen öppnas PDF-filen automatiskt i helskärmsläge.

Det är även möjligt att ställa in PDF-filer så att visningsprogrammet växlar bild automatiskt efter en viss angiven tid. Detta utförs i en dialogruta som du tar fram via kommandot Redigera-Inställningar och klickar på fliken Helskärm.

Även presentationer som tagits fram med PowerPoint kan i många fall fungera säkrare om du omvandlar dem till PDF-filer och använder Adobe Reader för visning. När du omvandlar PowerPoint-presentationer till PDF är det viktigt att ev animeringar och effekter följer med. Handhavandet vid omvandling beskrivs utförligt här.

Skapa PDF-filer med Adobe Acrobat

PDF-filer kan tas fram på flera olika sätt. Den enklaste metoden är att använda Adobe Acrobat som med hjälp av Acrobat Distiller kan konvertera många vanliga filtyper till PDF-format. Detta fungerar med standardfilformat som RTF, TXT, HTML, de flesta punktbildsformat samt filer från AutoCAD, Project, Visio och Office. Kommandot för att skapa PDF-filer med denna metod är Arkiv-Skapa PDF-Från fil.

Adobe Acrobat erbjuder fem olika metoder för att skapa PDF-filer.

Omvandlingen till PDF-filer hanteras helt automatiskt utan att du behöver svara på några frågor. Detta är naturligtvis bekvämt men innebär samtidigt att alla beslut om komprimering, teckensnitt mm överlåts till programmens grundinställningar. För att få mer kontroll måste du före omvandlingen öppna Acrobat Distiller och göra nödvändiga inställningar vilket beskrivs i avsnittet om Acrobat Distiller.

Adobe Acrobat kan även omvandla flera filer samtidigt, skapa PDF-filer från pappersoriginal via skanner, från webbsida och från en bild i Urklipp. Även med dessa funktioner sker omvandlingen helt automatiskt.

Acrobat 8 Professional erbjuder även en sjätte metod för att ta fram PDF-filer nämligen alternativet Från tom sida. Härigenom kan du nu äntligen ta fram en ny PDF-fil utan att utgå från något annat dokument eller program. Programmet låter dig skriva och utforma text på den nya sidan via knappar i det nya verktygsfältet Nytt dokument.

Verktygen för att skapa ett nytt dokument med text i Acrobat 8.

Skapa PDF-filer från Office med PDFMaker

När du skall ta fram PDF-filer från Office-programmen Word, Excel och PowerPoint är det lämpligt att använda makrot PDFMaker som underlättar arbetet avsevärt. Med PDFMaker får du dessutom utökade funktioner hos filerna, t ex automatiska bokmärken från Word, övergångar mellan bilder från PowerPoint samt en bekväm möjlighet att välja komprimering och därmed bildkvalitet hos PDF-filerna. Användningen av PDFMaker är dock inte helt problemfri utan du får vara beredd på krångel, särskilt med äldre versioner av Acrobat.

Om du har Microsoft Office på din dator när Acrobat installeras så lägger installationsprogrammet automatiskt till makrot PDFMaker som du kan manövrera via verktygsfältet PDFMaker med knappar eller via en ny meny Adobe PDF hos Office-programmen. Detta makro anropar och styr programmet Acrobat Distiller som utför själva omvandlingen av ditt dokument till en PDF-fil.

PDFMaker finns tillgängligt antingen via menyn Adobe PDF
eller via två knappar.

Innan du skapar PDF-filer med PDFMaker är det synnerligen lämpligt att du tar fram dialogrutan med makrots inställningar via kommandot Adobe PDF-Ändra konverteringsinställningar. I listan Konverteringsinställningar kan du välja mellan ett antal namngivna alternativ för hur hårt fotografier och andra punktbilder skall komprimeras i PDF-filen. De val du gör hos denna dialogruta överförs automatiskt till programmet Acrobat Distiller och beskrivs därför i detta avsnitt.

Konverteringsinställningar hos PDFMaker bestämmer bildkvaliteten hos PDF-filer.

Eftersom makrot PDFMaker utvecklats av Adobe själva utan någon hjälp från rivalen Microsoft händer det tyvärr att makrot krånglar. Problemens karaktär varierar men i värsta fall syns inte PDFMaker alls hos Office-programmen. Den bästa lösningen brukar vara att installera om Acrobat men hos vissa ”olycksdrabbade” datorer kan det vara svårt att få korrekt funktion.

PDFMaker har dock blivit stabilare för varje ny version av Acrobat och hos Acrobat 7 och Acrobat 8 fungerar omvandlingen betydligt bättre än hos Acrobat 5 och Acrobat 6.

Den senaste versionen av PDFMaker, som följer med Acrobat 8, har fått utökade möjligheter att bevara även bokmärken och länkar från Excel-filer samt knappar, animeringar och textanteckningar från PowerPoint. Bakgrunden hos PowerPoint-presentationer konverteras till ett eget lager i PDF-filerna som därför kan döljas och bytas mot någon annan bakgrund.

PDFMaker i Acrobat X ger flera nya möjligheter hos Office 2010

Acrobat X levereras med en ny version av PDFMaker som även fungerar med programmen i Office 2010. Du måste dock installera Acrobat X efter Office 2010 för att erforderliga makron skall fungera.

PDFMaker ger dig tillgång till en extra flik benämnd Acrobat med flera användbara funktioner för framtagning av PDF-filer. Den viktigaste funktionen är att du kan få automatiska bokmärken i PDF-filer baserade på rubriker i Word och PowerPoint. Det går också att anropa mejlprogrammet i datorn och bifoga den framtagna PDF-filen med mejlet. Hos Word kan du även använda funktionen för kopplade utskrifter och skapa en PDF av resultatet efter koppling.

Flikarna för PDFMaker hos PowerPoint 2010 (överst) och Word 2010 (underst).

Innan du klickar på knappen Skapa PDF bör du ta fram en dialogruta med Inställningar via denna knapp. Dialogrutan har flera olika flikar med var sina inställningar. Via fliken Dokumentsydd kan du ställa in vilka åtgärder som skall vara tillåtna hos den framtagna PDF-filen (utskrift, ändring, kopiering mm).

Med fliken Bokmärken hos Word ställer du in vilka rubriker som skall användas för att skapa bokmärken hos PDF-filen.

Fliken Inställningar hos PowerPoint ger dig möjlighet att kryssa för flera alternativ som bestämmer om du vill Skapa bokmärken, Lägga till länkar, Konvertera multimedia, Bevara bildövergångar mm.

Dialogrutan Inställningar hos Word 2010 (vänster) och PowerPoint 2010 (höger).

En intressant nyhet hos PDFMaker för Office 2010 är att du även kan Bädda in Flash i dokumenten före omvandling till PDF. Förutom SWF-filer går det även att bädda in mediafiler i MP4- och MOV-format (QuickTime). Härigenom blir det möjligt att använda animeringar och videofilmer både i Word och PowerPoint. PDFMaker omvandlar mediafilerna så att de kan spelas upp med Adobe Reader utan tillgång till någon mediaspelare i datorn.

När du bäddar in en mediafil visas även en kontrollpanel under filmfönstret.

Acrobat innehåll

Skapa en gemensam PDF-fil från flera dokument

I många fall har man behov av att skapa en gemensam PDF-fil från flera olika dokument, såväl befintliga PDF-filer som dokument i andra filformat. Naturligtvis är det möjligt att först ta fram PDF-filer från varje del och sen slå samman dessa delar manuellt. Acrobat Professional, från och med version 7, har dock en användbar funktion som kan utföra det mesta av arbetet automatiskt.

Börja med att välja kommandot Arkiv-Skapa PDF-Från flera filer. Programmet öppnar då dialogrutan Kombinera filer där du via knapparna Lägg till filer eller Lägg till mappar kan välja ut de filer som skall ingå i den gemensamma PDF-filen. Du får då upp en fildialog som låter dig navigera till önskade filer/mappar en i taget. Efterhand som du väljer filer visas deras filnamn i listan hos dialogrutan. När du är klar går det även att ändra ordningen mellan filerna genom att dra dem i listan. Omvandlingen till en gemensam PDF-fil startas när du klickar på knappen Nästa. I den följande dialogrutan väljer du alternativet Sammanfoga filer till en enda PDF och klickar på knappen Skapa.

Så här skapar du en gemensam PDF-fil från flera olika dokument.

Acrobat öppnar automatiskt nödvändiga tillämpningsprogram och utför omvandlingen till varje del i den sammansatta PDF-filen. Detta fungerar med flera standardiserade filformat som bildfiler och i Windows även filer från Excel, Word och PowerPoint. Om du har något program som saknar understöd måste du själv skapa PDF-filer av dessa dokument före ovanstående omvandling.

Funktionen som kombinerar filer har
understöd för dessa filformat i Windows.

Acrobat innehåll

Minska filstorlek hos PDF-filer

När man skapar PDF-filer med Acrobat Distiller bestäms redan vid framtagningen vilken komprimering som skall användas och därmed kvaliteten hos fotografier och andra punkbilder. PDF-filer med Tryckkvalitet tar därför betydligt större plats än motsvarande PDF-filer med konverteringsinställningen Minsta filstorlek. Om du får en PDF-fil där man valt att komprimera bilderna maximalt via den senare inställningen går det naturligtvis inte att förbättra dem utan då krävs att den som producerat dokumentet tar fram en ny PDF-fil med bättre bildkvalitet.

Om du har Acrobat Professional (ver 7 eller nyare) går det däremot att optimera om en befintlig PDF-fil med hög bildkvalitet så att bilderna komprimeras hårdare och filen därmed tar mindre plats. För att detta skall vara möjligt krävs dessutom att PDF-filen är oskyddad och därmed möjlig att redigera.

För att optimera om en befintlig PDF-fil öppnar du den i Acrobat Professional och väljer kommandot Tryckproduktion-PDF Optimering som du hittar i menyn Avancerat hos Acrobat 8 och i menyn Verktyg hos Acrobat 7. Programmet visar då dialogrutan PDF-optimering där du kan ställa in detaljer för hur optimeringen skall gå till. För de allra flesta PDF-filer är det inställningarna för Bilder som ger den kraftigaste effekten vid PDF-optimering.

Beroende på hur den optimerade PDF-filen skall användas kan du välja att Nedsampla (sänka punktbilders upplösning) olika hårt och dessutom välja olika metoder för Komprimering och Kvalitet. Om PDF-filen enbart skall användas på webben kan du sampla ner bilderna till mindre än 150 dpi, vilket ger en kraftig storleksreducering hos PDF-filen med rimlig kvalitetsförsämring.

Jämförelse av filstorlek hos PDF-fil före optimering (vänster) och efter slutförd
optimering (höger) med inställningar enligt dialogrutan i översta bilden.
Kvalitetsförsämringen är inte märkbar på bildskärmen förrän man zoomar in till ca 300%.

Acrobat innehåll

Ange inledande vy när PDF-filer öppnas

För att underlätta användningen av PDF-filer är det lämpligt att du som producent ställer in filerna så att de öppnar sig automatiskt i vyer som gör det lättare för läsarna att ta del av innehållet. Begreppet vy anger vilken/vilka sidor som öppnas, dokumentets förstoringsgrad, layouten på skärmen, vilka bläddringshjälpmedel som skall vara synliga samt ett antal andra alternativ för användargränssnittet hos Acrobat.

För att ställa in den inledande vyn hos en PDF-fil behöver du något av programmen Adobe Acrobat eller Adobe Acrobat Pro. Inställningarna utförs i dialogrutan Dokumentegenskaper som du tar fram via kommandot Arkiv-Egenskaper och väljer fliken Inledande vy.

Vid listan Navigeringsflik kan du välja om enbart sidan skall visas eller om även Sidor (sidminiatyrer) alternativt ev Bokmärken skall visas till vänster om sidan.

Vid listan Sidlayout väljer du om enbart en sida skall visas åt gången eller om visningen skall ske via uppslag med två närliggande sidor. Alternativet löpande innebär att du kan se flera sidor/uppslag samtidigt genom att zooma ur i dokumentet.

Vid listan Förstoring kan du ange önskad förstoringsgrad hos dokumentet eller välja Anpassa till sida som innebär att dokumentet fyller ut bildskärmen hos datorn.

Alternativen vid Fönsteralternativ gör det bla möjligt att öppna PDF-filer i Helskärmsläge utan några menyer och fönsterkontroller. Detta används med fördel till datorbaserade presentationer. Presentationen styrs då med piltangenterna och avbryts med tangenten Esc.

Exempel på inledande vy där PDF-filen öppnas på sidan 3 med visning av uppslag i en förstoringsgrad som anpassas till skärmstorleken hos datorn. Till vänster om sidan visas dessutom de bokmärken som lagts in i dokumentet.

Acrobat innehåll

Få överblick över PDF-filer med Organizer (ver 9 Pro)

Acobat 9 Pro har en ny användbar bläddringsfunktion benämnd Organizer som hjälper dig att hålla ordning och få överblick över PDF-filer på din dator och i nätverket. Funktionen hjälper dig att snabbt hitta PDF-filer som du öppnat tidigare samt även PDF-filer som du kategoriserar via Samlingar eller Favoritplatser.

För att ta fram funktionen väljer du kommandot Arkiv-Organizer-Öppna Organizer vilket öppnar fönstret Organizer. Du behöver inte ha någon PDF-fil öppen för att använda Organizer.

Med urvalet Idag (uppe till vänster i kategorirutan) visas hos filrutan i mitten alla
PDF-filer som varit öppna idag. Den fil som markeras i filrutan kan granskas längst
till höger i sidrutan.

Organizer visar miniatyrer av sidorna hos PDF-filer vilket hjälper dig att leta upp och känna igen filerna. I kategorirutan längst till vänster anger du olika typer av urval för vilka filer som skall presenteras hos filrutan i mitten. Den fil som du sen markerar i filrutan presenteras som en miniatyr i sidrutan till höger. Vid behov kan du bläddra mellan sidor hos miniatyren och även zooma in eller ut i vald sida.

Urvalet du gör i kategorirutan till vänster kan baseras på när filerna öppnades Tidigare (Idag, Igår osv), på ett antal Favoritplatser du själv ställer in eller på Samlingar där du själv lägger till önskat antal PDF-filer. Favoritplatserna är verkliga mappar, på din dator eller på en server i nätverket, som innehåller PDF-filer. Samlingarna däremot är enbart ett hjälpmedel som pekar på de PDF-filer du själv lagt till. Samlingar påverkar inte de verkliga PDF-filernas placering på hårddisken.

Acrobat innehåll

© 2011 www.programsupport.se