Problemlösning för utskrifter

Alla som arbetar med komplexa dokument i grafiska program vet av erfarenhet att utskriften är det mest kritiska momentet i ett projekt. Även en mycket lydig och väl konfigurerad dator kan då plötslig byta ansikte från Dr Jekyll till den oberäknelige Mr Hyde. Av någon outgrundlig anledning brukar utskriftsproblem alltid dyka upp när tidspressen är som störst och hjälpen långt borta.

I denna avdelning av ProgramSupport finns lösningar till nedan uppräknade utskriftsproblem. Om du inte får svar på dina frågor så rekommenderas avdelningen med Användartips för de vanligaste grafiska programmen.

Vissa dokument går inte att skriva ut på min PostScript-skrivare.

Utskriften innehåller en massa koder istället för det väntade dokumentet.

Vissa bilder blir fula vid utskrift på PCL-skrivare.

Textens ombrytning överensstämmer inte mellan bildskärm och skrivare.

Skrivaren kapar bort den yttersta delen av mina sidor.

Vissa dokument går inte att skriva ut på min PostSript-skrivare.

Vid utskrift av tunga dokument händer det ibland att skrivaren efter lång väntan avbryter utskriften utan resultat. Utskrifter som avbryts kan vara mycket besvärliga att komma tillrätta med men förhoppningsvis kan du med någon av nedanstående åtgärder lösa utskriftsproblem. Börja med de första åtgärderna eftersom de går snabbast att genomföra.

• Nollställ skrivaren genom att slå av och på spänningen och skriv därefter ut igen.
• Stäng av funktionen för utskrift i bakgrunden. Hos Mac OS 9 utförs detta via skrivbordstillbehöret Väljaren. Hos Windows tar du fram Kontrollpanelen för Skrivare, markerar aktuell skrivare, högerklickar och väljer Egenskaper vilket tar fram ett fönster med inställningar. Markera fliken Avancerat och aktivera alternativet Skriv ut direkt till skrivaren. Hos Mac OS X går det inte att stänga av utskrifter i bakgrunden men här är utskriftsproblem dessbättre relativt sällsynta.

Så här stänger du av utskrift i bakgrunden hos Windows.

• Om dokumentet är väldigt tungt med komplexa bilder och flera olika teckensnitt kan du prova att skriva ut färre antal sidor. Detta reducerar minnesbehovet hos skrivaren med snabbare och säkrare utskrift som följd.
• Ta reda på vilken sida som orsakar felet (ja det är oftast en enda sida som ställer till problem) genom att skriva ut enstaka sidor. Om sidan innehåller en komplex EPS-bild bör du ta fram en ny version av den i illustrationsprogrammet. Mycket komplexa EPS-bilder med ett stort antal banor eller toningar kan överbelasta skrivarens minne så att utskriften avbryts.
• Kontrollera vilka teckensnitt som används i dokumentet. TrueType-teckensnitt kan ibland ge problem vid utskrift på PostScript-skrivare. Prova att ändra till något annat liknande PostScript-teckensnitt. I sällsynta fall kan utskriftsproblem även orsakas av skadade teckensnittsfiler. För att ta reda på om så är fallet ändrar du till ett annat teckensnitt och gör en ny provutskrift. På marknaden finns flera tillbehörsprogram som kan felsöka teckensnitt vilket du kan läsa mer om här.
• Om dokumentet innehåller flera högupplösta digitala fotografier bör du kontrollera och vid behov med Photoshop ändra så att de inte har onödigt hög upplösning. Tumregeln för bildupplösning säger att bildens dpi-värde skall vara 1,5-2 ggr rastertätheten hos skrivaren. Vid utskrift på laserskrivare räcker det därför oftast med 200 dpi medan tryckeriet vill ha 300 dpi.
• Om du har möjlighet så prova att skriva ut dokumentet med en annan nyare eller äldre version av skrivardrivrutin. Vissa program, som t ex InDesign och Quark XPress, är kritiska när det gäller samverkan med drivrutiner. Tänk på att PostScript-skrivare från HP enbart fungerar med HP:s egna drivrutiner eftersom man använder en sk PostScript-klon i skrivarens RIP.
• I många fall går det att eliminera utskriftsproblem genom att första skapa en PDF-fil av dokumentet med Acrobat Distiller och därefter skriva ut den med Adobe Reader eller Adobe Acrobat. Acrobat Distiller genomför ungefär samma kontroller som skrivaren och producerar dessutom en utförlig felrapport som kan ge dig värdefulla upplysningar om orsaken till utskriftsproblemen.
• Som en allra sista utväg för riktigt besvärliga dokument måste du kopiera alla objekt, en sida i taget till Urklipp, och klistra in informationen på nya tomma mallsidor.

Utskriften innehåller en massa koder istället för det väntade dokumentet.

Innan jag kommer in på hur du åtgärdar denna typ av utskriftsproblem så är det nog på sin plats med lite bakgrundsfakta om olika skrivartyper och skrivardrivrutiner. Om du vill hoppa över bakgrundsfakta och gå direkt till beskrivningen av åtgärder klicka här.

Alla tillämpningsprogram har var sitt unika sätt att beskriva sidors utseende. Detta innebär att sidorna vid utskrift måste omvandlas till ett generellt språk som skrivaren förstår. Denna omvandling utförs av skrivardrivrutinen som själv är ett relativt komplext program. Skrivardrivrutinen omvandlar sidbeskrivningen i dina tillämpningsprogram, antingen till ett färdigt punktmönster eller till koder som skrivaren då själv måste tolka och rasterisera till ett punktmönster.

På marknaden finns ett stort antal olika skrivartyper med vitt skilda egenskaper. De allra flesta skrivare kan efter sin funktion delas in i två olika typer, nämligen PCL-skrivare och PostScript-skrivare.

PCL-skrivare har normalt ingen egen inbyggd dator vilket innebär att utskriftsdatorn måste beräkna punktmönstret och skicka det till skrivaren. PCL-tekniken används i de flesta bläckstråleskrivare men det finns även laserskrivare med denna princip. De allra flesta PCL-skrivare kräver en maskinspecifik skrivardrivrutin som oftast levereras med skrivaren.

Alla PostScript-skrivare har en kraftfull inbyggd dator som via ett komplext RIP-program rasteriserar sidbeskrivningen som utskriftsdatorns skrivardrivrutin räknat fram. PostScript har efterhand blivit den helt dominerande standarden inom den grafiska branschen.

Varje skrivartyp kräver en egen skrivardrivrutin som hanterar utskriften.

Flera moderna laserskrivare har understöd både för PCL och för PostScript via var sina skrivardrivrutiner. Utskrifter av rena textdokument går normalt snabbare med PCL-skrivare medan komplexa dokument med text och bilder i samverkan blir bäst med PostScript-skrivare.

Nåväl nu räcker det säkert med bakgrundsfakta. När skrivaren producerar en massa koder istället för ditt förväntade dokument har kommunikationen mellan skrivardrivrutinen och skrivaren gått snett på något sätt.

Den vanligaste orsaken till problem med kodutskrifter är att du av misstag valt in fel skrivardrivrutin, t ex en PostScript-drivrutin vid utskrift på PCL-skrivare. En annan möjlig orsak till problem är att det uppstår ett programfel när skrivardrivrutinen omvandlar ditt dokument till PostScript-kod. RIP-programvaran i PostScript-skrivare är extremt kinkig och vid minsta avvikelse från syntaxen kan resultatet bli att skrivaren slutar tolka koderna och börjar skriva ut dem istället. En tredje möjlig orsak till fel är att minnet hos skrivaren tar slut när RIP-programvaran skall tolka PostScript-koderna.

Prova gärna att skriva ut med en annan version av PostScript-drivrutin om du har tillgång till någon sådan. Själv arbetar jag med ett halvdussin olika skrivardrivrutiner som fungerar bra med var sina tillämpningsprogram. Undvik dock att blanda drivrutiner från HP med skrivare från andra tillverkare eftersom HP använder en egen klonad variant av Adobe PostScript.

Försök också med att skriva ut färre antal sidor åt gången och gör istället flera olika utskrifter. Detta minskar belastningen på såväl dator som skrivare och ger normalt ett säkrare resultat med färre utskriftsproblem.

Vissa bilder blir fula vid utskrift på PCL-skrivare.

PCL-skrivare lämpar sig väl för utskrift av kontorsdokument som innehåller mest text och relativt enkla bilder. Dokument som tas fram med layoutprogrammen FrameMaker, InDesign, PageMaker och Quark XPress bör helst skrivas ut med PostScript-skrivare som ger bättre precision och klarar komplexa bilder betydligt bättre än PCL-skrivare.

Dokument med monterade EPS-bilder går normalt inte att skriva ut med hög kvalitet på PCL-skrivare. Orsaken till detta är att EPS-bilder innehåller två olika bildbeskrivningar, en förenklad punktuppbyggd skärmbild och en omfattande kodlista i sidbeskrivningsspråket PostScript. PCL-skrivarens drivrutin kan inte tolka sidbeskrivningen i PostScript utan använder istället den förenklade skärmbilden med dålig utskriftskvalitet som följd. I allra värsta fall kan det faktiskt hända att bilderna helt utelämnas hos utskriften och istället presenteras via tomma rutor.

Om du har tillgång till Acrobat går det att kringgå problemet genom att skapa en PDF-fil av dokumentet med Acrobat Distiller och skriva ut denna med PCL-skrivaren. Kvaliteten hos EPS-bilderna blir då betydligt bättre.

Textens ombrytning överensstämmer inte mellan bildskärm och skrivare.

De flesta skrivare har ett icke skrivbart område som sträcker sig från de fyra papperskanterna och ca 1 cm in mot mitten av sidan. Detta område fungerar som ett ingenmansland där du bör undvika att placera information. Situationen kompliceras dessutom av att områdets storlek varierar något mellan olika skrivartyper och modeller.

Alla datorer har en förinställd skrivardrivrutin som används när du skapar nya dokument. Den valda skrivardrivrutinen bestämmer bl a storleken hos det icke skrivbara området.

Alla nya dokument som skapas hos en dator har därför inbyggda anvisningar om hur stor del av pappret som får utnyttjas. Hos vissa program som Word går det inte att lägga in information i det icke skrivbara området medan andra program som t ex layoutprogrammen låter dig placera information ända ut till papperskanten.

Men vad händer då om du öppnar ett dokument som tagits fram på en dator med en annan skrivardrivrutin än den som är förvald på datorn? Resultatet blir naturligtvis att texten flödar om och i värsta fall att ombrytningen mellan sidor ändras.

För att undvika utskriftsproblem i form av avvikelser mellan bildskärm och utskrift bör du alltid ta fram dokument med samma drivrutin vald som du sen tänker använda vid utskrift. Dokument som skall skickas till tryckeri måste alltid tas fram med en PostScript-drivrutin invald. Det går definitivt inte att göra korrekturutskrifter med PCL-skrivare.

I nödfall går det att arbeta med extra breda marginalinställningar i dokumenten och lägga in koder för sidbrytningar efter varje sida. Sådana dokument kan då skrivas ut med olika skrivartyper utan att de flödar om. Nackdelen är naturligtvis att det blir mycket arbetskrävande den dag dokumenten behöver revideras.

Skrivaren kapar bort den yttersta delen av mina sidor.

Detta är ett vanligt problem med tillämpningsprogram som låter dig skapa fysiskt stora dokument t ex Illustrator, InDesign och Photoshop. Den bästa lösningen på problemet är att undvika att placera information för nära papperskanten. Mer information om den skrivbara delen av en sida hittar du i föregående avsnitt som beskriver hur textens ombrytning ändras.

Även vid utskrift av webbsidor kan man råka ut för att den högra delen av sidor kapas bort. Samma sak händer med textdokument som skapats med amerikanskt AA-pappersformat eftersom AA-sidor är något bredare och lägre än A4-sidor.

Hur hanterar man utskriftsproblem med befintliga dokument som är framtagna med olämplig sidstorlek? Den enklaste åtgärden är att välja Arkiv-Utskriftsformat, som finns tillgängligt i vissa program, och förminska hela dokumentet i dialogrutan Utskriftsformat. Tyvärr är det inte alla PCL-drivrutiner som ger denna möjlighet men funktionen finns normalt hos de flesta PostScript-drivrutiner. I många fall måste du gräva dig relativt djupt ner i dialogrutan för Utskriftsformat för att hitta funktionen Skala. Prova med knappen Skrivare, följt av Egenskaper och slutligen Avancerat.

PostScript-skrivare låter dig skala om dokument före utskrift.

Glöm inte att återställa skalan till 100% när du skriver ut andra dokument eftersom inställningar för Utskriftsformat är permanenta för varje program hos Windows.